PDF・資料の要約
長い報告書や契約書をアップロードして、要点だけ抽出させましょう。
投げかけ例
このPDFを読んで、以下を教えてください： 1. 全体の要旨を3行で 2. 重要な数値・KPIの一覧 3. 次のアクションとして示唆されている点
基本の使い方
まずここから押さえておこう会話のリセットタイミング
会話が長くなると回答の精度が落ちることがあります。話題が変わるタイミングや、前の流れが邪魔に感じたら新しいチャットを始めるのが◎。
💡 トピックが変わったら新チャットへ
日本語 vs 英語の使い分け
日本語のまま使って大丈夫。ただし専門的なコードやデータ分析は英語プロンプトの方が精度が出ることも。「英語で考えて日本語で答えて」と指示する方法もあり。
回答が長すぎる・短すぎるとき
「3行で要約して」「もっと詳しく」「箇条書きで」などの形式指定を追加するだけで出力がぐっと使いやすくなります。
プロンプトの書き方
伝え方で回答の質が大きく変わる役割を与える
「あなたは〇〇の専門家です」と最初に伝えると、回答の視点や専門性がぐっと上がります。
プロンプト例
あなたは10年以上の経験を持つマーケターです。 この新商品のキャッチコピー案を5つ提案してください。
出力形式を指定する
どんな形で答えてほしいかを明示すると、そのまま使いやすい出力が得られます。
プロンプト例
以下の条件でメールを作成してください： ・宛先：取引先 ・目的：納期遅延のお詫びと代替案の提示 ・文体：丁寧かつ簡潔 ・長さ：200字以内
背景情報を添える
「なぜ必要か」「誰向けか」「どう使うか」を伝えるだけで、的外れな回答が激減します。
プロンプト例
社内の非エンジニア向けに、APIとは何かを説明する スライドの原稿を書いてください。 専門用語は使わず、身近な例えを使ってください。
ファイル添付の活用
PDF・Excel・画像を渡して一気に処理ExcelやCSVのデータ分析
スプレッドシートを添付して、集計・分析・グラフ化の方針を聞いたり、数式を作ってもらえます。
投げかけ例
このCSVは先月の売上データです。 ・月次合計と前月比を計算してください ・売上が落ちているカテゴリを特定して ・ExcelのSUMIF式も教えてください
画像・スクリーンショットの読み取り
画面キャプチャやグラフ画像を渡して内容を読み解かせたり、UIの改善案をもらえます。
投げかけ例
この画面のUIについて改善点を3つ教えてください。 ユーザーは60代以上の方が主な対象です。
議事録・テキストの整理
Wordや長いテキストを貼り付けて、要約・リスト化・リライトを依頼できます。
投げかけ例
この議事録テキストを整理してください： ・決定事項（箇条書き） ・宿題・TODO（担当者付きで） ・次回打ち合わせの議題案
複数ファイルの比較・照合
2つの資料・契約書・仕様書を渡して、違いや矛盾点を洗い出させると便利です。
投げかけ例
添付した2つの仕様書を比較して、 内容が異なる箇所をすべてリストアップしてください。
ライティング・文章作成
メール・報告書・提案書をスピードアップメール作成
状況・相手・目的を伝えれば、下書きを即作成。文体の調整も「もう少しカジュアルに」と一言で。
投げかけ例
件名：プロジェクトの進捗報告（月次） 宛先：上司（部長） 状況：予定通り進んでいるが、一部タスクが1週間遅延 トーン：丁寧・簡潔 を踏まえてメールを書いて
添削・リライト
自分で書いた文章を渡して「自然にして」「硬すぎず砕けすぎず」「もっと説得力を出して」などの指示でブラッシュアップ。
💡 元の文章 + 改善したい点を一緒に伝えよう
提案書・企画書の構成作り
白紙からいきなり書かず、まず「構成案を作って」と依頼する。骨格ができてから肉付けすると格段に速い。
思考・アイデア整理
壁打ち相手・思考の整理役としてアイデア出しの壁打ち
「アイデアが出ない」時に10〜20案を一気に出させ、そこから絞り込む。「変わったアイデアも含めて」と加えると面白い案が出やすい。
メリット・デメリット比較
迷っている選択肢を並べて比較させると、見落としていた視点が見えることも。
投げかけ例
AとBの2つのツール導入を検討しています。 コスト・学習コスト・スケーラビリティの観点で メリット・デメリットを比較表にしてください。
問題を構造化させる
「うまくいっていない」と感じたら、問題を整理させて原因と対策を引き出す使い方が効果的。
投げかけ例
チームの生産性が下がっています。 考えられる原因を「人・プロセス・ツール・環境」 の視点で整理して、優先度の高い改善策を提案して
効率化テクニック
繰り返し使えるパターンを持つプロンプトテンプレートを作る
よく使うプロンプトはメモ帳に保存しておき、コピペで再利用。「毎週使う報告書フォーマット」などは一度だけ丁寧に作れば後は楽になる。
💡 Notionやメモアプリにストックしよう
長い資料を事前に要約させる
大量の資料を読む前にAIで要約→必要な部分だけ自分で確認、という流れで読む時間を大幅に圧縮できる。
反復作業をまとめて依頼
同じ処理を複数件行う場合は1件ずつ頼まず、リストで渡してまとめて処理させると速い。
投げかけ例
以下の5つの商品説明を、それぞれ50字以内に 要約してください： 1. ○○○○○○ 2. ○○○○○○ …
注意点・使う上でのルール
トラブルを避けるために知っておこう機密情報・個人情報を入力しない
顧客名・社内の非公開データ・契約書の詳細などは入力しないこと。社内のAI利用ポリシーを事前に確認しましょう。
ファクトチェックは必ず自分でする
AIは自信を持って間違えることがあります（ハルシネーション）。数値・固有名詞・法令・最新情報は必ず一次情報で確認を。
💡 「この情報の出典は？」と聞くのも有効
最終判断は人間がする
AIの出力はあくまで「下書き・候補・参考案」。重要な意思決定・対外的なコミュニケーション・専門的な判断は必ず人間がレビューしてから使いましょう。
回答が間違っていたら遠慮なく指摘する
「それは違います」「〇〇という点が抜けています」と伝えると、修正・改善してくれます。一度の回答で完璧を求めず、対話しながら精度を上げるイメージで。